11款文檔管理系統 (DMS)包括：1.PingCode 知識庫；2.DocuWare ；3.Dropbox Business ；4.eFileCabinet ；5.Google Drive ；6.Laserfiche ；7.LogicalDOC ；8.M-Files ；9.OnlyOffice；10.SharePoint ；11.VIENNA Advantage。

文檔管理系統是一種工具，通過軟件來處理電子文檔和紙質文檔的掃描件。它起初是用來把紙質文件數字化的，因此有時也被稱作電子文件櫃。

使用DMS可以極大地改善你的業務運作方式，讓你有更多時間關注業務的重點區域，因爲它能讓捕捉、數字化和標注文件變得既快捷又簡單。一個好的DMS不僅可以自動化地管理文檔，還能提供安全性增強、促進協作和自動化合規性等額外好處。

因此，在選擇適合自己的DMS服務時，不僅要考慮目前的需求，還要考慮隨著業務增長將來可能的需求。

文檔管理軟件必須有的關鍵功能

雖然不同的企業有不同的文檔管理需求，但有幾個關鍵功能是任何文檔管理系統都應該具備的。

1、定制訪問限制的安全功能

任何DMS都必須能夠定制訪問權限，這是保護數據的關鍵一步。通過控制訪問，你可以更靈活地合作和使用DMS。你能爲不同的人、部門、團隊乃至供應商或客戶設置特定的訪問權限。 如果沒有這種靈活性，你的DMS可能功能有限，可能除了某些小企業場景外，用處不大。但是，每個大小和類型的企業都可以通過訪問權限來增加其價值，這就是爲什麽訪問限制是任何DMS必備的功能。

2、存儲多種文件類型的能力

企業需要處理多種不同的文件，因此文檔管理系統必須能夠適應各種類型的文件存儲。如果你的DMS只支持有限的幾種文件類型，你可能需要使用多個DMS，這可能會給你的團隊增加額外的工作負擔，甚至導致業務信息系統的重複。一般而言，一個系統能做的越多越好——這樣你就能利用其靈活性來簡化業務流程。

3、快速定位和訪問重要文件的搜索功能

你的DMS的目的是爲了改善文件的使用和訪問。如果不能搜索文件，你可能就無法訪問到需要的重要文件。不同的文檔管理系統提供不同的搜索選項，所以你選擇的DMS應該根據對你特定需求最有用的搜索選項來決定。

4、文檔曆史的審計和追蹤

通過追蹤文檔的更改和進行審計，你可以更有效地管理文件，並確保只有獲授權的更改被作用于你的文件。這對于文件的合規性很有幫助，因爲你的內部或法規要求你必須仔細地進行審計。因此，包含審計和追蹤功能的DMS是必不可少的。

5、文檔及其備份的版本控制

你的文檔管理系統應該能夠跟蹤文件的更改曆史，這樣你就可以輕松回溯到舊版本，同時清楚地看到隨時間對文件做出調整的是誰。如果遇到數據丟失或其他重大問題，系統應該能提供備份文件。

6、使用簡便性

重要的是，你的文檔管理系統要足夠簡單，以便你和你的團隊能夠輕松地依賴並使用它。如果系統過于複雜，可能會導致團隊成員不願意全面采用，從而影響其效率。

11款文檔管理系統

隨著數字解決方案越來越受到各種組織和企業的歡迎，傳統的文件櫃逐漸被淘汰。但在衆多選項中找到最適合自己業務的系統可能會很困難。下面列出的是2021年最受歡迎的十大文檔管理系統。

1.PingCode 知識庫

適用範圍：各種類型和規模的團隊，但更受技術團隊的歡迎

核心能力：主要用于搭建團隊知識庫、文檔管理、多人協作編輯、文檔對外分享等。適用于企業幾乎所有類型團隊，因爲能關聯需求、測試、缺陷等環節，所以在軟件開發團隊的使用體驗可能遠超其他團隊。

這是一款國産的成熟知識庫工具，支持本地化部署、saas等購買方式，且能夠滿足麒麟、信創等系統要求。知名客戶包括中國科學院、中國聯通、小紅書、長城汽車、西安交大、來也科技、中泰證券等。

PingCode 知識庫工具的核心使用場景：

産研文檔管理，如：技術規範、PRD需求文檔、測試說明、流程制度說明；銷售/客服支持，如：産品介紹、使用說明、解決方案、常見問答、在線手冊等；教育/培訓，如：幫助培訓師和學員共享、管理和學習資料、視頻，提高學習效率和質量；官網文檔，如：幫助中心、操作手冊等資料直發布到對外網站上，搭建對外宣傳和幫助支持窗口；建立內部問答社區，如：公告發布（新制度、公示、月報…）、資料收集、創意征集、內部問題討論、競品情報等；

PingCode 知識庫工具功能包括但不限于：

多人實時在線協同編輯、信息實時保存同步、曆史版本快速追溯；文檔支持共享、關注、評論、批注，可在消息/飛書等第三方賬號收到提醒；支持富文本編輯，支持插入圖片、表格、思維導圖、畫板、視頻、Markdown、代碼塊、頁面、附件等，支持模板創建、複用；與研發項目管理、測試管理具體工作項深度關聯，形成“需求-開發-測試-知識沉澱”管理閉環；頁面與工作項相互關聯，頁面支持插入工作項及工作狀態，具體工作項可直接關聯知識庫或頁面；支持頁面級的權限管控、以及水印、審計等安全能力；全局搜索

軟件優點：

産品開箱即用，簡單易上手，産品服務口碑好；爲25人以下團隊免費提供基礎版本，付費版本399元/人/年國産化，支持信創、麒麟等；支持私有部署、定制化以及Saas等購買方式；國際信息安全體系認證和精細權限管控，安全有保障；

軟件缺點：

不支持多語言；無法滿足百度百科這類知識庫的搭建；

【官方地址：】

2.DocuWare

概述：自1988年成立以來，DocuWare就成爲了領先的文檔及內容管理軟件，支持16種語言，服務于包括IKEA和Sony在內的大公司。

適用對象：DocuWare適用于需要數字文檔管理和自動化工作流程解決方案的各種規模的組織，涵蓋制造業、零售業、醫療保健和政府等多個主要行業。

主要特點：

支持Windows桌面、網絡浏覽器或iOS/Android移動應用。提供面對面和遠程培訓，客戶支持在正常工作時間提供。包括協作工具、合規性跟蹤和電子簽名等功能。具備文檔歸檔、組裝、索引和保留等特性。支持光學字符識別（OCR）、文件恢複、版本控制和離線訪問。可以與500多個不同應用程序集成。用戶界面友好，直觀，具有有效的拖放功能，允許用戶在不離開主控制台的情況下同時處理多個文檔。

評分：在G2上得到4.4分（滿分5分）。

價格：DocuWare提供免費試用，基礎計劃每月300美元，爲四名用戶提供20GB存儲空間。

DocuWare提供了強大的管理工具，使得創建多個訪問配置文件成爲可能，包括查看和編輯的權限。支持創建多個文件托盤以便于文件分離和組織。然而，其客戶支持反應有時較慢。

3.Dropbox Business

概述：Dropbox是一個雲存儲和協作平台，旨在減少日常工作的繁瑣，幫助專注于重要事務。Dropbox Business支持公司無限制地成長，同時能夠完全控制重要的公司信息和用戶活動。

適用對象：Dropbox Business非常適合需要團隊協作的用戶。

主要特點：

在Windows/Mac桌面、網絡浏覽器、iOS和Android應用上運行。提供實時培訓和24/7實時代表支持。包括協作工具、電子簽名、版本控制和合規性跟蹤等功能。具備文檔歸檔、組裝、索引和保留等特性。支持文件恢複、文件類型轉換、離線訪問。包含用戶和角色管理的管理功能。爲企業實體提供了大量存儲空間，是團隊協作的優秀工具。便于共同進行項目工作、修訂文檔和創建系統備份。

評分：在G2上得到4.3分（滿分5分）。

價格：提供免費試用，標准計劃每用戶每月12.50美元（起始于五個用戶）。爲了獲得更多高級功能和無限存儲，高級計劃每用戶每月20美元。

導出文檔時可能面臨挑戰，因爲工具有時會顯著延遲。Dropbox Business在加載和卸載大型文件方面的速度可以進一步提升。

4.eFileCabinet

概述：eFileCabinet爲企業整合了智能組織、自動化工作流程、安全地分享文件和處理電子簽名請求的一站式平台。

適用對象：這個平台特別適合各種規模的企業進行內容管理，無論是會計、建築、房地産、制造業還是醫療保健等行業。

主要功能：

支持雲端和本地部署。可在Mac和Windows操作系統上運行，同時支持iOS和Android移動應用。包括工作流管理、光學字符識別（OCR）、安全的文件分享、電子郵件導入以及電子簽名等功能。支持文件類型轉換、版本控制、文件恢複和文檔歸檔。提供面對面和遠程培訓，以及全天候客戶支持。優點在于，提供雲端和本地的選擇，使客戶可以根據自己的業務需求靈活選擇。

評分：在G2平台上獲得了4.4分（滿分5分）。

價格：eFileCabinet提供三個訂閱層級：

優勢套餐：每用戶每月55美元（年付），至少需要三名用戶。商業套餐：每用戶每月99美元（年付）。無限套餐：每用戶每月199美元（年付）。

eFileCabinet的一個潛在缺點是缺乏自動化文檔組裝功能。

5.Google Drive

概述：Google Drive是一個任何擁有Google賬戶的人都能訪問的基于雲的文檔管理系統。它使得存儲、同步和分享文件變得非常簡單。

適用對象：這個工具非常適合需要協作處理實時項目的團隊。Google Drive的分享和實時編輯功能讓專業協作達到了新的高度。

主要功能：

提供大量存儲空間，適用于多種文件類型。可以與Google的其他産品以及外部應用和文件集成。擁有強大的搜索功能，可以按文件類型或名稱查找文檔。支持文件轉換、文件編輯曆史記錄、雲端備份，使設備間同步和文件恢複變得簡單。提供易于與外部成員共享文件的功能，既可以通過鏈接共享也可以通過電子郵件共享。部分文件和賬戶支持離線訪問。優點是用戶界面直觀，內置的搜索引擎效率高，允許按文件類型和所有者進行搜索。

評分：在G2平台上得到4.7分（滿分5分）。

價格：免費提供給單個用戶15GB的存儲空間，用戶可以支付額外費用以獲得更多存儲（按月計費）。GSuite訂閱包括基礎計劃的30GB存儲空間，每用戶每月6美元，適合商業使用。最受歡迎的商業計劃提供無限雲存儲，每用戶每月12美元。完整的價格信息，請訪問Google網站。

Google Drive最大的特點是易用性。它操作簡單，並提供了大量的客戶支持。但是，改善文檔和文件夾分類和排序的功能是一個改進點。

6.Laserfiche

概述：Laserfiche提供了智能文檔管理和業務流程自動化服務。它通過強大的工作流程、電子表格、文檔管理和分析功能，消除了手動流程，加速了業務的完成速度。

適用對象：Laserfiche平台適合會計、建築、教育、房地産、制造業和醫療保健等行業的各種規模企業進行內容管理。

主要功能：

在Windows操作系統上運行，並支持iOS/Android應用以及基于網絡的訪問。包括協作工具、電子簽名和合規性跟蹤。提供文檔歸檔、索引、保留、版本控制和離線訪問等功能。支持文件恢複和文件類型轉換。包含業務流程管理、工作流程管理和企業內容管理等功能。優點是通過自動化提高了效率，簡化了申請流程、案件管理，並消除了員工入職的文書工作。Laserfiche讓業務內部的數字文檔創建、存儲和發送變得簡單，加速了通信並促進了基于數據的決策，因爲所有信息都集中在一個地方。

評分：在G2平台上獲得4.6分（滿分5分）。

價格：産品基于訂閱模式，每月50美元。

與其他解決方案相比，Laserfiche的價格可能更高，且不提供文檔組裝功能。

7.LogicalDOC

概述：LogicalDOC的目標是通過集中于快速的文檔檢索和業務流程自動化，幫助組織更好地管理他們的文檔。

適用對象：由于其靈活性，LogicalDOC適合各種規模的組織，包括銀行、醫療機構、機械行業和中等規模的市政機構等。

主要功能：

在網頁浏覽器、iOS和Android應用上運行，並提供多語言界面。支持多語言全文索引、版本控制和文檔密碼保護等功能。允許進行文檔搜索、實現簽入/簽出功能、添加注釋、內部消息傳遞和通過電子郵件共享文檔。在特定功能中允許進行修改。優點在于LogicalDOC直觀易用，非常適合規劃、執行和管理業務項目。

評分：在G2獲得3.5分（滿分5分）。

價格：LogicalDOC的社區版是免費的開源軟件。提供更大套餐選項，詳情請咨詢LogicalDOC的官方網站。

盡管免費的開源版本是一個成本效益高的選擇，但它缺少某些安全性和文檔恢複功能。這些功能可以通過購買付費許可來獲得。

8.M-Files

概述：M-Files提供的是下一代智能信息管理平台，它通過幫助人們更有效地查找和使用信息來提升業務性能。與傳統的企業內容管理系統或內容服務平台不同，M-Files能夠在不打擾現有系統和流程或需要數據遷移的情況下，整合組織內的系統、數據和內容。

適用對象：M-Files特別適合那些依賴紙質流程的小到中型企業。它提供獨特的定制選項，客戶可以根據需要選擇功能，從而使其既靈活又經濟。

主要功能：

支持定制化，提供可購買和捆綁的其他功能。提供離線訪問、文件恢複、文件類型轉換和版本控制等功能。提供OCR功能，以增強搜索能力。包含協作工具、自動化工作流、合規性跟蹤和電子簽名等功能。提供文檔歸檔、組裝、索引和保留等功能。提供訪問和控制權限工具。優點是M-Files非常安全，提供充足的雲存儲空間。內容跨設備訪問簡單，利用搜索功能輕松檢索內容，並且團隊間共享文件簡便，特別是在共同項目上協作時。

評分：在G2上爲4.3分（滿分5分）。

價格：M-Files提供免費試用。試用後的具體費用根據所需功能和用戶數量而定，因爲M-Files致力于提供精確的功能需求。

用戶界面需要一定時間適應，簽入/簽出功能需要額外操作和提醒，對于大團隊，許可可能變得複雜。

9.OnlyOffice

概述：OnlyOffice是由Ascensio Systems SIA開發的辦公軟件套件和文檔管理系統。被評爲“微軟宇宙中的多功能軍刀應用”。

適用對象：OnlyOffice適用于教育機構（包括學校和高等教育機構）、小型和中型企業、大型企業和政府機構的文檔管理需求。

主要功能：

提供協作工具、電子簽名、文檔歸檔、版本控制、文件恢複、文件類型轉換、OCR和文檔組裝等功能。包括項目管理工具、團隊聊天、文件共享和演示工具。在Windows、iOS和Android應用的桌面版本上運行，也可以通過網頁浏覽器訪問。通過實時在線通話提供培訓。優點是OnlyOffice在桌面集成方面做得非常好，能夠在Linux、Mac OS、Windows智能手機和雲上運行，這在市場上是獨一無二的。

評分：在G2上爲4.3分（滿分5分）。

價格：目前提供180天的基于雲服務的免費試用。價格根據選擇的版本而變化，基于雲的版本在訂購三年訂閱時，每用戶每月的價格可低至3美元。其他提供的版本包括企業版、集成版和開發者版。

OnlyOffice缺少合規性跟蹤、離線訪問和文檔索引功能。

10.SharePoint

概述：自2003年首次推出以來，微軟的文檔管理解決方案隨著每次更新都更好地與微軟的其他産品集成，使得SharePoint成爲了使用最廣泛的文檔管理系統之一。

適用對象：得益于它在整個微軟産品生態系統中的集成能力和處理列表的能力，SharePoint非常適合大型組織來設置他們的訪問策略和控制權限。

主要功能：

SharePoint允許高度自定義，有近65%的用戶選擇增加自定義功能。支持文件的外部共享。使用庫、列表、元數據、記錄管理和保留策略等進行內容管理。提供搜索功能，幫助查找文件和聯系人。爲特定用戶群提供合作的團隊站點，並允許創建可自定義的子站點。可以通過創建提醒和工作流程來自動化業務流程。優點是這個工具易于使用、配置和部署，保障了數據的安全性，並支持基于角色的訪問控制。

評分：在G2獲得4.0分（滿分5分）。

價格：SharePoint沒有提供免費試用，SharePoint在線計劃一的起價是每用戶每月5美元。最大的套餐，Office 365 E3，每用戶每月20美元。完整的價格信息可在公司網站上查看。

轉移到SharePoint是一個耗時的過程，通常大公司需要3至5年的時間才能完全采用。用戶還指出SharePoint在日常使用中顯得有些笨重。

11.VIENNA Advantage

概述：VIENNA Advantage于2005年在德國成立，自豪地成爲第一個與企業資源規劃（ERP）和客戶關系管理（CRM）解決方案安全集成的文檔管理系統。

適用對象：VIENNA Advantage是中到大型企業的理想選擇，這些企業尋求一個可靠、可擴展、經濟高效且得到良好支持的文檔管理系統産品，以及與ERP和CRM集成的解決方案。

主要功能：

提供基于雲和本地部署的選項。提供高度安全的加密、電子簽名和版本控制功能。提供24小時客戶服務支持。包括索引和光學字符識別（OCR）。自動化工作流程管理。支持定制化。優點是該産品集成了企業資源規劃、文檔管理系統和客戶關系管理于一體。

評分：在G2獲得4.3分（滿分5分）。

價格：社區版是免費的開源軟件。有更大的套餐可通過與VIENNA Advantage代表咨詢獲得。

VIENNA雖然沒有提供移動應用程序，但可以通過網頁浏覽器訪問。

企業不斷地收集和管理文件，選擇一個可靠且可擴展的文檔管理系統變得至關重要。使用文檔管理系統不僅可以幫助你的文件保持有序並符合行業標准，還能簡化和自動化工作流程。了解了這些頂尖的文檔管理系統的最新信息後，希望你能找到最符合你業務需求的系統。